办公室秘书礼仪

时间:2022-06-19 18:55:36
办公室秘书礼仪(10篇)

办公室秘书礼仪(10篇)

办公室秘书礼仪1

一、做好亲切迎客

(一)学习目标

要求做好亲切迎客,对于事先预约的或未预约来访者都应该亲切欢迎,给来访者以良好的第一印象。

(二)做好亲切迎客

当你看见来访者进来时,应马上放下手中的工作,站起来,礼貌地招呼一声"你好,欢迎"。一般情况下不用主动和来访者握手,如果来访者主动把手伸过来,你要顺其自然,最好能立即确定对方从何处来,叫什么名字。

对于预约的来访者,在来之前,你要有所准备,要事先记住对方的姓名,当来访者应约而来时,要热情地将其引入会客室,立即向上司通报。

遇到事先你并不知道的预约来访者时,当你问客人:"事先约好时间了吗?"来访者答:"约好两点钟见面。"你才知道这是已约好的客人,这时你一定要赶紧道歉:"啊,真对不起,失礼了。"因为站在客人的立场来说,既是约好时间才来的,却被问有没有约好,内心一定感到不太高兴,而且也显示出公司本身信息传达没做好,或是上司忘交待,所以一定要道歉。

有些来访者事先并未预约面谈时间,而临时来访,作为秘书人员,也应热情友好,让客人感觉是受欢迎的。然后询问客人的来意,再依当时的情况,判断适当的应对方法。如果需要上司接待,要先问清你的上司是否愿意和是否有时间接待。假如上司正在开会或正在会客,并同意见客,你便可以对临时来访者说:"抱歉,经理正在开会,您可等一会儿。"如果 ……此处隐藏16589个字……见有看法,更不要在办公室里向人袒露胸襟。只要你和其中的一、两个人说了,相信一周以后,全公司的人都知道了。这种宣传效果就和在公司全体大会上公布一样。自己的生活或工作有了问题,应该尽量避免在工作的场所里议论,下班以后不妨找几个知心朋友好好地倾诉。

办公室秘书礼仪10

■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。

■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。

■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。

■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" ■ 要转告正在接待客人的人有电话时,最好不要口头转达,可利用纸条传递口信,这样不仅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

■ 听不清楚对方说话的内容时,最好不要犹豫,应立即将状况明确告知对方,请对方给予改善。

■ 如果电话突然发生故障导致通话中断,此时务必换另外的电话再拨给对方,向对方解释清楚。

■ 挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已挂断电话,才能放下听筒。

《办公室秘书礼仪(10篇).doc》
将本文的Word文档下载到电脑,方便收藏和打印
推荐度:
点击下载文档

文档为doc格式